Який штатний розклад: зразок заповнення. Штатний розклад або штатна відомість Штатна відомість працюючих на ділянці

Штатним розстановкою називають вид робочої документації, створений керівниками організацій для зручного ведення діяльності

Його також іноді називають штатним заміщенням. У ньому докладно вказано інформацію з персоналу підприємства, разом із високими посадами.

Що це таке

У штатному розстановці формуються відомості за затвердженим штатним розкладом зайнятим посадам, із занесенням прізвищ, імен та по батькові співробітників, і навіть їх точної зарплати.

Цей документ ще має такі назви: штатні заміщення та списки. Законодавство не потребує його обов'язкового обліку, що має вести відділ кадрів.

Штатна розстановка є зручним способомкадрового обліку. Керівник організації має право не формувати цей документ, за це він не несе покарання.

Відповідно до нормативних актів, немає затвердженої форми штатного списку, отже, вона розробляється самої організацією. При його створенні зазвичай використовують форму Т-3.

Її застосовують, оформляючи штатний розклад, але лише першого документа передбачено наявність додаткових стовпців. У цих графах фіксується інформація про співробітників, які обіймають певні посади.

До цих розділів входять прізвища, імена, по батькові, категорії службовців, що впливають розмір заробітної плати, наявність інвалідної групи, відомості про відпустку та інша інформація.

Категорія робітників - це важливий показникпри нарахуванні оплати праці, наприклад, у пенсіонера та учня вона істотно відрізнятиметься. Перераховані вище характеристики допомагають при складанні звітів, що направляються керівнику, або статистики на суттєві теми.

Ця інформація може знадобитися ПФР, військкомату, страховим компаніям та іншим відомствам. Штатне заміщення передбачає оперативну передачу даних на запит певними організаціями.

Але головною функцією аналізованого документа є можливе відстеження вакантних посад, визначення потреби підприємства додаткової робочої сили, розрахунок заповнення штату співробітниками компанії. Сюди належить прийом до організації нових робочих, включаючи зайнятість за сумісництвом.

Формування штатного розміщення найбільше підходить організаціям, де постійно змінюється робочий персонал. Такий перелік служить чудовим механізмом у встановленні системи кадрів для підприємства.

За наявності вільного робочого місця співробітник, відповідальний з питань, пов'язаних з персоналом, використовує відомості зі штатного розстановки для визначення службовців, здатних виконувати трудові обов'язки на посаді, що звільнилася.

Законодавчі норми не передбачають оформлення штатного заміщення, включаючи правила його заповнення, але роботодавці, створюючи цей документ, повинні дотримуватись певного регламенту.

У Наказі Ростехнагляду №372 від 30 травня 2008 року утримуються рекомендаціїщодо правил складання та заповнення штатних розстановок. У зазначених вище параграфах, де також можна дізнатися про основні підрозділи, перераховані необхідні відомості, включаючи посади працівників, що підходять для виконання обов'язків щодо складання заміщення.

Наказ Мінкультури Росії №558, прийнятий 25 серпня 2010 року, містить інформацію про штатну розстановку та затверджену типову управлінську документацію, що дозволяє здійснювати господарську діяльність певної організації.

Прямих вказівок щодо заповнення штатного списку законодавство не встановлює. Керівник підприємства за необхідності сам затверджує способи формування даного списку на підставі потреб у переліку відомостей про співробітників або згідно з галузевими нормативними актами за умови їх створення.

Необхідність використання

Зазвичай у штатному розкладі містяться лише назви посад і кількість співробітників, на відміну від розстановки, що від самого початку формується на прізвища робочого персоналу.

Тому в даному документі стає можливим у вигляді таблиці заносити великий об'єм інформації, отже, виконати відповідні завдання. До можливих завдань можна віднести:

розрахунок вільних вакансій;
визначення періодичності поновлення робочого персоналу;
виявлення посад за сумісництвом;
обчислення працівників, які перебувають на інвалідності чи пенсії для звіту перед керівником, і навіть ПФР.

За допомогою штатного списку можна побачити докладну картину розмірів оплати праці всіх працівників. Це дозволяє спростити завдання нарахування заробітної плати, якщо працівник має певний розряд, клас, додаткові заохочення за будь-які досягнення на службі, спеціальні умови виконання робочої діяльності.

Ще таблиця штатного розстановки дозволяє фіксувати інформацію, що стосується відпусток, звертаючи увагу на їх наявність, адже певним співробітникам належить відпустка. кілька разів на рік. Це стосується працівників з ненормованою зайнятістю та небезпечними умовами діяльності.

Відповідно до штатного заміщення, роботодавці можуть досить легко та за короткий час надати дані щодо робочого персоналу, включаючи його фактичну чисельність, вільні вакансії, пільгові категорії працівників, розміри окладів. Важливе призначення штатного списку полягає в досить швидкому створенні звітівдля податкового органу, Пенсійного фонду чи Центру зайнятості.

Штатному розкладу та списку прийнятні відмінності за їх змістом. Завдяки штатному розстановці, у керівника є можливість контролювати практично всю діяльність компанії.

Розкладом називають необов'язковий документ, що створюється для ведення робочого порядку. Він формується у довільній формі та складається посадовою особою відділу з персоналу. Штатне заміщення оформляється відповідно до встановленої форми та безпосередньо уповноваженого співробітника.

Незважаючи на те, що Закон про трудову діяльність Російської Федерації не регламентує обов'язкові вимоги щодо складання штатного списку, зазначений документ є важливим, коли робочі обов'язки персоналу розподіляються за посадами, а чи не за найменуванням виконуваних робіт.

Цілі складання

Незважаючи на той факт, що штатне заміщення і розклад підприємства схожі один на одного, вони все ж таки відрізняються за призначенням:

Роль розкладу полягає у затвердженні числа співробітників, відповідно до обсягу робочих завдань, та розформуванню їх за розробленою ієрархічною схемою.
Розстановка відрізняється інформаційним характером і є спрощенням у розробці планових звітів, включаючи відстеження зміни персоналу або присутності на підприємстві працівників, які належать до пільгової категорії.

Відмінності на прикладах

Штатний розклад складається з 10 типових колонок, що виражають суттєві дані про працівників, починаючи з назви посад та закінчуючи величиною оплати праці.

Розташування, порівняно з попереднім документом, складається з кількох і більше колонок, де можна побачити інформацію про особисті відомості співробітників, накази щодо надання декретної відпустки, про переведення на іншу посаду за сумісництвом та інші дані.

Документ для введення штатного розміщення в 1С представлений в інструкції.

Особливості на 2018 рік

З 2018 року складання штатного розстановки, як і раніше, створюватиметься згідно з розкладом, враховуючи деякі нюанси за додатковими підрозділами, до яких вносяться відповідні дані про співробітників.

Обов'язковою вимогою буде зазначення у цьому документі найменувань відділень, посад та імен працівників, а також вакантних місць. У примітках можна буде відзначити тип зайнятості працівників: постійна, тимчасова, основна або за сумісництвом.

Сформоване штатне заміщення допускається як у паперовому вигляді, і на електронному носії як файла.

Зазвичай складання цього документа входить до обов'язків інспектора відділу кадрів. Саме цей співробітник повинен мати у своєму розпорядженні необхідну інформацію з приводу прийняття та пересування робочих фондів підприємства.

Підпис, затвердження, термін зберігання

Якщо зберігання штатного заміщення здійснюється на електронному носії, підпис не потрібен. Отже, затвердження цього документа також не обов'язково.

Штатна розстановка створюється для внутрішнього обліку в організації. Він дозволяє наочно уявити повну картину щодо робочого персоналу, включаючи наявність вакантних посад.

За Наказом Мінкультури Росії №558 архівні документи з управління, сформовані для робочого процесу на підприємствах, включаючи штатні розстановки, повинні зберігатися протягом 75 років.

Таким чином, головне значення штатного заміщення полягає в оперативному підрахунку кількості вільних вакансій, актуального переліку зайнятих працівників, а також аналіз затверджених окладів.

Як оформити штатну розстановку? Відповідь на запитання – на відео.

Штатний розклад – це локальний корпоративний документ, що визначає і оформляє штатну структуру організації, який часто не береться до уваги підприємцями-початківцями, тому що Російське законодавство нібито лояльно відноситься до даного документа і до питання про його складання.

Проте це лише міф. У цій статті ми розглянемо всі законодавчі питання, пов'язані зі штатним розкладом у РФ, розглянемо види та підвиди даного типу документів, приклади заповнення, а також дізнаємось найголовніше: як правильно скласти штатний розклад?

Дорогі читачі!Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтесь через онлайн-консультант праворуч або телефонуйте за телефонами безкоштовної консультації:

Підвиди штатного розкладу

Для чого потрібний штатний розклад читайте в нашій.

Для ТОВ

Штатний розклад для організацій заповнюється за уніфікованій формі №Т-3незалежно від виробничого підприємства, проектної організації або магазину:

Графа 1: "структурні підрозділи".До таких належать відділення, філії тощо.

Зазвичай цей розділ заповнюється з підрозділів, що виконують єдине управління, потім іде бухгалтерія, відділ зв'язку з громадськістю, фінансовий відділ і т.д. потім виробництво тощо.

Іноді назва відділення здатна вплинути на забезпечення працівнику встановлених пільг(Наприклад, при можливості брудних отруєнь при виробництві) – тоді його необхідно взяти з конкретних галузевих груп.

Графа 2 «код підрозділу»необхідна для класифікації підрозділів у групу, з використанням якої можна встановлювати їхнє розташування у структурі організації. У маленьких компаніях такий код не потрібний.

Графа 3 «посада (професія, спеціальність), Ряд, вид (група) кваліфікації співробітника». Щоб правильно назвати посаду в штатному розкладі, необхідно використовувати Класифікаційний довідник професій.

Якщо якось виду праць, посад, чи професій є якісь лімітування, або враховані якісь привілеї чи компенсації, їх назва має точно відповідати вищевказаним класифікаторам.

Назва посади необхідно вписувати цілком, скорочення на кшталт дір. або заступник. не допускаються.

Графа 4 «У штатних одиниць».Вказується кількість одиниць, встановлених у компанії з належної посади.

Під час заповнення форми можуть виникнути проблеми щодо четвертої графи, де необхідно вказати кількість штатних одиниць.

Тоді, якщо у підприємстві утримуються неповні ставки,у відповідній графі у конкретних одиниць мають бути зазначено в частках через кому, наприклад 0,5 (засновано на конкретних Приписах з використання та заповнення форм первинних облікових документів, схвалені Розпорядженням Держкомстату РФ від П'ятого Січня 2004 року №1).

Графа 5 «Тарифна ставка та ін.».Наповнення даної графи залежить від концепції оплати праці, що у компанії. Передається прийнятий обсяг зарплати чи тарифної ставки.

Графи 6-8 "Надбавки".Надбавки, доплати та інші спонукальні нарахування формуються чинним законодавством (наприклад: за трудову діяльність у надзвичайно низьких температурних умовах на крайній півночі), або особисто наймачем з будь-якої причини.

Обсяги надбавок можуть визначатися у варіанті єдиної суми, або як відсотковий додаток до власної заробітної плати.

Графа 9 "Разом"- Розділ повинен бути заповнений в результаті додавання 5 і 8 розділів, проте тільки у випадку якщо всі відомості в них занесені в рублях. У разі, коли зарплата визначена в руб., А надбавка у відс., У дев'ятій графі встановлюється перепустка.

Приклад штатного розкладу для виробничого підприємства.

(Картинка клікабельна, натисніть , щоб збільшити)

Для бюджетної організації

Бюджетні організації здатні реалізовувати свою діяльність, вдаючись до кількох фінансових джерел, наприклад, державне субсидування та кошти від роботи за контрактами.

Таким чином, плата за трудову діяльність працівників за окремими спеціальностями може проводитися фактично з обох фінансових джерел або ж тільки з одного. У практичному застосуванні широке застосування набуло формування двох, а в окремих випадках і трьох штатних розкладів.

Бюджетні організації належать до категорії державних установ. Концепція оплати роботи таких установ формується з урахуванням розпоряджень, встановлених Федеральною комісією, що регулює суспільні та трудові взаємини профспілкових організацій та роботодавців

(Картинка клікабельна, натисніть , щоб збільшити)

Таким чином, у п. 19 "рекомендацій" описано, що штатний розпис ратифікується управлінням організації та містить у собі всі посади та спеціальності співробітників цієї організації. Подібні умови прописані у п.10 положення, схваленого розпорядженням Федерального уряду від П'ятого серпня 2008 N583.

Оскільки чинним законодавством не враховується розподіл розкладу частки залежно від варіантів джерел оплати праці, організації слід формувати єдине розклад всім співробітників.

Для індивідуального підприємця

У ТК РФ є точні вказівки те, що роботодавець (не має значення: це індивідуальний підприємець, приватна організація, або бюджетна), який підписав договір з працівником, повинен оформити штатний розклад. І конкретних розпоряджень на це для індивідуальних підприємців немає, На відміну від бюджетних установ та ТОВ.

Тому багато бухгалтерів радять все одно оформляти цей документ у будь-якому випадку, а інші - оформляти його тільки при кількості співробітників 3-4+.

(Картинка клікабельна, натисніть , щоб збільшити)

Деякі фахівці у законодавчій сфері вважають, що використання безпосередньо даної форми має бути обов'язковим для роботодавців, тоді як спроби оформити розклад у довільній формі призведуть до проблем з урахуванням як усередині організації, так і з зовнішніми органами контролю.

Зразок штатного розкладу магазину не формою Т-3.

(Картинка клікабельна, натисніть , щоб збільшити)

Питання про безальтернативність формі №Т-3 "Штатний розклад" з'явився на світ в основі статті дев'ятої Федерального законувід 21 листопада 1996 року №129-ФЗ. Відповідно до цієї статті основна облікова документація враховується лише у разі, якщо вона оформляється відповідно до конфігурації уніфікованих форм.

Лише окремі варіанти та розділи документації, які не передбачені в цьому розділі, можуть оформлятися у вільній формі, але обов'язково повинні включати всі без винятку реквізити, зазначені у статті 9 Закону "Про бухоблік".

Федеральною постановою від Восьмого липня 1997 року №835, створення та підтвердження альбомів уніфікованих форм основних облікових документів накладалося на Держкомстат Російської Федерації(Нині - Фед. Служба держ. Статистики).

Звідси можна зробити висновок, що якщо даний комітет прийняв ту чи іншу форму або конфігурацію, то вона стає стандартною в обов'язковому порядку.

Однак тут упускається важлива інформація – адже Держкомстату було передано повноваження. формувати уніфіковані форми первинної документації.Але що ж така документація?

Первинним документом розцінюється лише такий документ, з якого оформляється та чи інша господарська процедура підприємства, яка відкликає бухгалтерський облік.

Проте штатний розклад не є документом, який оформляє якісь подібні дії. Штатний розклад не використовується як інструмент бухгалтерських операцій. Тобто роботодавець має право оформляти штатний розклад у довільній формі, а обов'язкову уніфіковану форму використати лише як рекомендований зразок.

При заповненні бланку у довільній формі особа не порушує жодних законів і не піддається штрафам чи санкціям.

Хто складає штатний розклад?

Вже після прийняття організацією рішення про потребу формування документа (якщо він раніше не був складений), виникає нова проблема – на кого саме накладається обов'язок у створенні цього акта професійного обліку?

У законодавстві немає якихось прямих установок, проте відповідно до кваліфікаційним довідником посад керівників, фахівців та інших службовців, підтверджених Розпорядженням Мінпраці Російської Федерації від 21 серпня 1998 № 37, оформлення цієї категорії документів вважається частиною обов'язків економіста з праці.

Також керівництвом може бути складений, що перекладає зобов'язання щодо оформлення на якогось певного працівника організації, або дане зобов'язання може бути зафіксованим у робочій угоді або службових вказівках працівникам. Іншими словами, це залежить від політики самої компанії.

У дрібних організаціях складанням розкладу зайняті переважно працівники кадрової чи бухгалтерської сфери, найчастіше – працівники юридичних сфер. У великих організаціях цим зайняті планово-фінансові відділення, чи відділення організації праці та зарплати.

Якщо ж це не організація, а індивідуальний підприємець, то в такому разі таку роботу він може взяти кадровий фахівець, бухгалтер, або ж сам підприємець.

Структура штатного розкладу та термін дії

У поточному федеральному законодавстві немає прямих вказівок на той рахунок, як часто потрібно складати і коли затверджується штатний розпис на наступний рік. Проте з огляду на те, що штатний розпис є плановим документом, слід вважати, що його слід складати щорічно, при завершенні звітного періоду разом з іншою обліковою документацією.

Проте штатний розклад також може бути оформлений один раз і залишатися дійсним документом надалі.

Штатний розклад оформляється на певну дату, ратифікується зазвичай через щороку 1 січня і входить у робочий процес указом вищого керівництва підприємства; надалі документ може редагуватися та правити.

Переоформляти і наново затверджувати документ на наступний рік не потрібно, якщо він був відредагований надто несуттєво (у даній ситуації слід лише оформити список змін), або цього року жодних змін у розкладі не проводилося.

Даний документ включає список структурних підрозділів організації, дані про особовий штатний склад підприємства, про загальну чисельність штатних одиниць, а також дані про фінансовий облік, про оклади і додатки до зарплати співробітників організації.

З чого розпочати – порядок оформлення

Для складання та затвердження штатного розкладу буде наступним:

Правила та інструкція заповнення

Для цього застосовується стандартна форма №Т-3 альбому уніфікованих форм первинних облікових документів у трудовій сфері, схвалених Розпорядженням Держкомстату Російської Федерації від П'ятого Січня 2004 №1.

Необхідно мати на увазі, що подібні стандартні форми неможливо скоротити (усі без винятку конфігурації зберігаються у первісному вигляді), проте їх можна в певному сенсі редагувати, доповнюючи їх.

У випадку, якщо той чи інший пункт форми для вас або для вашої компанії не становить цінності, то якась конкретна графа або стовпець у формі може бути проігнорована при заповненні.

Послідовність розподілу та подальшого становища внутрішніх підрозділів та посад обумовлюється рішенням керівництва компанії. У будь-який підрозділ повинні бути включені штатні посади відповідно до їх статусу: від старшого до молодшого.

Дані про кількість штатних одиниць, включені до розкладу, зобов'язані відповідати показникам розрахунку чисельності за фондом заробітної плати, встановленій у підсумковому кошторисі,яку попередньо потрібно розрахувати.

Назви локальних підрозділів та посад записуються у називному відмінку, після ретельних перевірок списків посад службовців та робочих спеціальностей, прописаних у спеціальних довідково-інформаційних матеріалах.

Особливий інтерес при заповненні представляють найменування працівників, які займаються серйозною трудовою діяльністю, що працюють на виробництвах зі шкідливими, небезпечними для життята іншими специфічними та важкими критеріями умов для роботи.

Тобто йдеться про пільгову пенсійну групу, тому при заповненні цих посад для них варто підходити особливо ретельно.

Штатний розклад обов'язково має бути прошитий, промаркований, закріплений печаткою компанії та підписаний вищим керівництвом. Його має підписати головбух та голови внутрішніх підрозділів організації.

Якщо особовий склад організацій занадто великий і документ захоплює безліч листів, то бухгалтер на власний розсуд має право підписати кожен окремий листок або розписатися лише раз, на останньому аркуші документа.

Вже після всіх цих процедур документ підписується вищим керівництвом підприємства або особою, яка має відповідні повноваження, і вже набирає чинності.

Нюанси складання штатного розкладу дізнайтесь у ролику:

Штатний розклад, або скорочено ШР, - це локальний нормативний акт, який визначає структуру підприємства, його кадровий склад та чисельність. Розробляється, зазвичай, виходячи з уніфікованої форми Т-3 (зразок заповнення ми наводимо у цій статті). У штатному розкладі, крім найменування професій та посад, вказується розмір заробітної плати за кожною з них.

Завантажити штатний розклад на 2020 рік ви зможете нижче, а зараз поговоримо, що він є.

Як уже сказано, форма штатного розкладу (2020) може бути затверджена за стандартною уніфікованою формою, але це не означає, що роботодавець обмежений цією формою. Керівник підприємства може розробити власну форму та зразок, зрозумілі та зручні саме йому. Якщо не хоче займатися розробкою сам, може доручити це відповідальній особі, наприклад бухгалтеру.

Зразок штатного розкладу на 2020 рік

Зверніть увагу, у документі, що розглядається, в обов'язковому порядку повинні бути:

найменування підрозділу;
найменування посад;
кількість штатних одиниць;
розмір окладу;
надбавки, якщо вони передбачені положенням про оплату праці.

Приховувати будь-які відомості у ШР не можна. Якщо одиниця є, вона обов'язково вказується у формі. Зразок заповнення штатного розкладу на 2020 ви зможете побачити нижче.

Для чого потрібний штатний розклад в організації

Цей локальний нормативний акт необхідний у зв'язку з тим, що він:

дає можливість наочно порівнювати підрозділи за чисельністю працюючих, їх кваліфікації, рівнем оплати праці;
використовується в оцінці ефективності існуючої структури підприємства;
корисний для аналізу трудового завантаження працівників, оцінки обсягу виконуваних ними робіт, уточнення та зміни посадових інструкцій;
необхідний при взаємодії з органами, що перевіряють. Його зазвичай вимагають надати трудові та податкові інспекції при перевірках: відсутність може бути розглянута як порушення законодавства про працю та охорону праці, що тягне за собою накладення штрафу, який, відповідно, становить 1000-5000 рублів - з посадової особи та від 30 000 до 50 000 рублів - з організації;
потрібно для обґрунтування звільнення працівників зі скорочення штату у разі розгляду справи у суді. Без нього роботодавцю складно довести виправданість звільнення та відсутність доступних вакансій для співробітників, що скорочуються ( зобов'язує роботодавця надавати скороченому працівникові відповідну йому вакантну посаду на підприємстві за наявності такої).

Зразок штатного розкладу на 2020 рік: оформляємо за всіма правилами

Крок 1. Заповнюємо шапку

Все стандартно: вказуємо повне найменування організації відповідно до статутних документів. На цьому етапі вказуємо і період, який складається цей документ. Період вказують або на рік, або просто пишуть, що він застосовується з такої дати, без термінового терміну.

Крок 2. Вказуємо штатні одиниці

Тут вносяться всі найменування професій та посад, які є у фірмі. Тут вони підлягають своєрідному обліку та компонування за підрозділами, якщо вони, звичайно, є. Зверніть увагу, що якщо за професією передбачається застосування професійного стандарту або посада вказана у списку, який дає право на дострокове призначення пенсії, то в цьому документі найменування посади або професії мають бути суворо ідентичними до профстандарту або списку.

Крок 3. Прописуємо посадові оклади та надбавки

Вказуємо цифри. Зверніть увагу, що якщо у вас використовуються тільки оклади, як, наприклад, у даному зразку, розділи надбавки та компенсації не заповнюються. Нехай вас не бентежать порожні клітини, закон це дозволяє. Така у вас система оплати праці.

Крок 4. Підписуємо

Зведені відомості, як правило, підписують дві особи: кадровик та бухгалтер. Але в невеликих компаніях за двох зможе розписатися і один, наприклад, той самий бухгалтер.

Крок 5. Стверджуємо

Стверджує генеральний директор своїм наказом, що складається у вільній формі. Надалі всі зміни до ШР вносяться виключно наказами.

Коли складається та як внести зміни

Розклад складається та затверджується, як правило, при відкритті підприємства. Надалі корективи та зміни за необхідності встановити нові оклади або додати нові одиниці вносяться до нього новими наказами.

Зміни вносяться, як правило, у разі:

перейменування структурних підрозділів чи посад,
зміни окладу,
при реорганізації підприємства,
у разі скорочення чисельності чи штату працівників.

Різниця між останніми двома пунктами полягає в тому, що при скороченні чисельності виключаються окремі штатні одиниці (тобто відбувається реорганізація), а при скороченні штату окремі підрозділи. При цьому працівники, що заміщають посади, що скорочуються, підлягають звільненню згідно з відповідними статтями .

Вносяться зміни виключно тим самим способом, що й затверджувалися, тобто наказами. Як підстава може бути зазначена одна з наступних причин:

удосконалення організаційної структури підприємства;
покращення роботи окремих структурних підрозділів;
реорганізація підприємства;
розширення чи скорочення компанії;
зміна законодавства;
оптимізація організаційних процесів;
планово-економічні розрахунки відділу роботи з персоналом;
усунення дублювання функцій.

Усі працівники, яких торкнулися зміни, мають ознайомитися з наказом під підпис. Але перед цим роботодавець зобов'язаний зробити офіційне оголошення про майбутні зміни та повідомити своїх працівників про майбутні зміни не менше ніж за два місяці. Особливо це стосується ситуацій із звільненнями працівників, де кожна дія підлягає документальному підтвердженню.

Чи обов'язково використовувати зразок штатного розкладу

В даний час наявність цього документа обов'язково, відповідно до того, де воно згадується двічі: у статті 15, що містить визначення трудових відносин, та у статті 57, згідно з якою важливою умовою трудового договору є трудова функція, а саме робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності - із зазначенням кваліфікації, конкретний вид роботи, що доручається працівнику. Тому зразок, як правильно скласти штатний розклад 2020 року, вам знадобиться у роботі.

Державні нормативні акти визначають основний перелік документів, наявність яких є обов'язковою у кожного роботодавця, незалежно від організаційно-правової форми. До переліку цих документів і штатний розклад. Хоча прямої вказівки у законодавстві на це і не міститься, але штатний розпис згадується у кількох статтях Трудового Кодексу РФ, що опосередковано підтверджує необхідність його наявності.

Що таке штатний розклад

Штатний розклад є одним із основних документів усіх організацій. Воно містить відомості про структуру підприємства, посади та кількість штатних одиниць.

У тих організаціях, де система оплати праці обмежується лише окладами, це основний документ для нарахування заробітної плати.

На підставі чого заповнюється

Якщо організація тільки розпочала свою діяльність та штатний розклад складається вперше, то попередньо доцільно буде продумати перелік необхідних посад та скласти документ, що регламентує оплату праці.

Відповідальний за складання

Штатний розклад складає будь-який працівник, якому це доручено. Зазвичай, це працівник відділу кадрів чи бухгалтер.

Ознайомлення з цим документом

Оскільки штатний розклад не є локально-нормативним актом організації (абз. 7 листа Роструда від 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то роботодавець не зобов'язаний знайомити працівників зі штатним розкладом.

Основні вимоги

Штатний розклад є у переліку уніфікованих форм, він проходить під літерою Т-3. Більшість організації користується цією формою, оскільки вона містить усі необхідні графи та колонки.

Але застосування цієї форми не обов'язково, вона має лише рекомендаційний характер, хоча з цього приводу було багато суперечок. Остаточно точку в цьому питанні було поставлено Листом Роструда від 23 січня 2013 р. N ПГ/409-6-1. Там прямо говориться, що організації мають право розробляти свої форми цього документа і користуватися ними, головне врахувати вимоги законодавства.

Зокрема у ст. 15, 57 ТК РФ йдеться про те, що трудова функція працівника визначається відповідно до посади, професії зазначеної в штатному розкладі. Тобто найменування посад обов'язково слід включати до цього документа.

Як правильно заповнити штатний розклад для ТОВ та ІП

Реквізити

повне найменування організації, що має вказуватися у повній відповідності до установчих документів;
ДКПО, це 8-значний код організації. Ці дані містяться в інформаційному листі органів статистики, який має бути на кожному підприємстві;
номер штатного розкладу. Тут нема чітких вимог. Можна застосовувати наскрізну нумерацію, можна щороку починати з цифри 1 та вказівкою року через дріб, можна будь-який інший спосіб нумерації.
Дата складання. Проставляється фактична дата складання, вона може відрізнятись від терміну введення штатного розкладу в дію (наприклад, складений у грудні поточного року штатний розклад набуває чинності з 1 січня наступного року);
вказується період дії штатного розкладу, найчастіше 1 рік, і з якої дати він набирає чинності;
у правому верхньому кутку ставиться гриф «Затверджено» та вказуються реквізити наказу про затвердження та набуття чинності штатного розкладу. Поверх грифа «Затверджено», як правило, ставиться печатка організації, хоча це і не закріплено законодавчо.

Бланк штатного розкладу 2020 року

Форму бланка можна завантажити в будь-якій правовій системі, як-от Консультант або Гарант. Як правило, пропонується до скачування формат Word або Excel, принципової різниці тут немає, але в табличній формі зручніше вести, оскільки у відповідні осередки можна внести формули та документ сам підрахує кількість штатних одиниць та фонд оплати праці.

Порядок заповнення форми Т-3

Графа 1 «Найменування структурного підрозділу»

До структурних підрозділів відносяться філії, представництва, цехи, відділи тощо.

Починають зазвичай із підрозділів вищої керівної ланки, потім бухгалтерські та фінансові служби, виробництво, господарські служби.

Наприклад: правління, відділ фінансів та інвестицій, економічний відділ, відділ реалізації тощо.

Графа 2 «Код підрозділу»

Тут кодування присвоюється за тим самим принципом, який використовується у першій графі та вказує на підпорядкованість структурних підрозділів. Наприклад, відділ фінансів та майна – код 02, підпорядковані йому бухгалтерія та економічний відділ матимуть код 02.1 та 02.2 відповідно. Це графа заповнюється рідко, переважно на дуже великих підприємствах. І її взагалі можна виключити з документа.

Графа 3 «Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації»

Посади вписуються в називному відмінку і однині, повністю, без скорочень.

Роботодавець має право сам визначати назву посад, крім тих, які пов'язані з важкими та шкідливими умовами праці та отриманням державних пільг (дострокова пенсія). Ці посади повинні вноситись відповідно до кваліфікаційно-тарифного довідника або професійних стандартів, які в даний час тільки ще розробляються.

Графа 4 «Кількість штатних одиниць»

Тут вказується кількість штатних одиниць для кожної посади, вона може бути як цілою, так і дробовою, наприклад 05 або 0,25 ставки, це означає, що кількість робочого часу для такої посади скорочується в два або в чотири рази.

Примітка: при зазначенні посад та штатних одиниць роботодавець має право вказувати будь-яку кількість, незалежно від фактично працюючих. Тобто він може внести до штатного розкладу 3 одиниці бухгалтера, але прийняти на роботу 2, а 3 одиниця може залишатися вакантною скільки завгодно довго.

Винятком є штатна одиниця, яка відведена під квоту для інвалідів. Про її вакантність потрібно обов'язково повідомляти органи зайнятості.

Графа 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін., руб.»

Тут усе залежить від прийнятих організації систем оплати праці. Сюди може проставлятися оклад, тарифна ставка, або різні відсотки та коефіцієнти.

Якщо немає можливості проставити конкретні цифри, можна просто вказати форму оплати праці «відрядна», «акордна». Але тоді в наступних графах має бути посилання на Положення про оплату праці або на інший документ, де розписано нарахування заробітної плати.

Графи 6,7,8 "Надбавки, руб."

Заповнюються відповідно до Положення про оплату праці та інших локально-нормативних документів. Сюди зазвичай проставляється:

надбавка за роботу у нічний час;
прибирання санвузлів;
північні надбавки;
інші доплати та надбавки.

У цих рядках можна просто вказати документ, у якому все це прописано, особливо якщо надбавок багато. Єдине, що не вказується в цих графах – це надбавки, які нараховуються на всю оплату праці. Наприклад, премія, яка сплачується у розмірі певного відсотка від усіх раніше нарахованих сум (оклад чи тарифна ставка плюс надбавки).

Графа 9 «Всього на місяць»

Цю графу можна заповнити тільки якщо в графах 5-10 суми прописані в рублях і за однаковий проміжок часу (руб./день, руб./год), інакше ставиться або прочерк, або сума лише окладу, помноженого на кількість штатних одиниць.

Графа 10 «Примітка»

Тут може вказуватись локально-нормативний акт, що регламентує оплату праці, мінімальний розмір оплати якщо він встановлений (наприклад оплата відрядна, а в примітці вказується: «не менше 10000 руб.»)

Як було зазначено вище, роботодавець може виключити непотрібні йому графи.

Зразок заповнення штатного розпису форма Т-3

Про що слід пам'ятати

При заповненні графи 5 штатного розкладу слід пам'ятати, що так звану вилку оплати праці не можна проставляти у штатному розкладі. Оскільки законодавчо встановлено, що з рівний працю – рівна оплата (ст. 22 ТК РФ).

Тобто якщо в одному підрозділі 2 штатні одиниці бухгалтера, то оклад або тарифна ставка має бути однаковою. Але можна встановлювати індивідуальні доплати та надбавки.

Хто підписує

Форма Т-3 передбачає два підписи під штатним розписом: працівника відділу кадрів та головного бухгалтера. Якщо якась категорія відсутня, можна обійтися одним підписом, чи відповідним наказом з організації призначити інших.

Терміни та місце зберігання

Оригінал штатного розкладу зберігається у відділі кадрів чи бухгалтерії, це визначається документообігом конкретної організації. У разі якщо оригінал перебуває у відділі кадрів, то бухгалтерії має бути копія і навпаки.

Відповідно до пп. "а" ст. 71 розд. 1.2 «Організаційні основи управління» Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (утв. наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 N 558) штатний розпис зберігається в організації постійно.

Внесення змін

Законодавство не встановлює термін дії штатного розкладу, тому воно може бути єдиним протягом усього терміну дії підприємства, а всі зміни та доповнення оформлятимуться окремими наказами про зміну штатного розкладу.

Роботодавець сам приймає рішення про зміну даних у штатному розкладі, в даному випадку він не обмежений у часі та кількості змін. Винятки становлять випадки передбачені законом, наприклад, проведення заходів. У цьому випадку термін внесення зміни встановлено Трудовим Кодексом.

Підсумки

Штатний розклад є одним із основних документів підприємства будь-якої форми власності, що містить важливі документи. Оскільки в документообігу не передбачено аналогів даному документу, то ведення штатного розкладу є не лише обов'язковим, а й необхідним для оптимальної організації роботи підприємства.

Відео - як скласти штатний розклад підприємства у програмі 1С:

Штатна відомість – це розрахунковий документ, з допомогою якого визначають заробітну плату кожного працівника цеху. Штатна відомість дає вичерпні відомості про головну частину основних витрат – заробітної плати виробничих робітників (визначає річний фонд заробітної плати виробничих робітників). У штатній відомості наводяться відомості про заробітну плату цехового штату.

Для розрахунку штатної відомості необхідно мати деякі вихідні дані та довідкові матеріали:

Середній тарифний розряд робіт у цеху (вибирається відповідно до нормативів трудомісткості робіт у цеху);

Штатний розклад робітників з розбивкою за кваліфікацією та в межах розрахованої спискової кількості робітників;

Витяг з чинної тарифної сітки з тарифними коефіцієнтами, годинними тарифними ставками за кожним кваліфікаційним розрядом.

Середній тарифний розряд робітників не повинен перевищувати середній розряд робіт у цеху. Але він не повинен відрізнятися і у бік заниження, тому що в цьому випадку низький рівень кваліфікації робітників не забезпечить необхідної якості робіт. Завищений рівень кваліфікації робітників призводить до перевитрати фонду заробітної плати, визначеного за рівнем середнього розряду робіт у цеху.

Отримане розрахунком кількість виробничих робітників розбивається згідно з тарифною сіткою за зразком Додатка 27, а за розрядами – Додатка 28.

Штатна відомість оформляється формою, поданої в табл. 3.1.

Тарифна сітка має бути чинною на момент виконання дипломного проекту. Щоб визначити годинні тарифні ставки будь-якого кваліфікаційного розряду, достатньо мати відомості про мінімальну заробітну плату першого тарифного розряду. Знаючи цю ставку легко визначити вартість тарифної години будь-якого розряду, використовуючи тарифні коефіцієнти.

Вибравши імовірно рівень кваліфікації робітників та їх число, необхідно перевірити рівень середнього тарифного розряду робітників на відповідність до середнього тарифного розряду робіт. Перевірка виконується у такому порядку.

Середній тарифний коефіцієнт (k ср) визначається за такою формулою:

де k – тарифний коефіцієнт відповідного розряду (див. Додаток 27);

Ч сп - спискове число робітників з відповідним розрядом (в аналізованому прикладі робітників з 2-м - 8 чол., З 3-м - 1 чол., З 4-м - 1 чол., З 5-м - 35 чол., з 6-м - 5 чол.).

Таким чином,

Середній розряд робочих Т ср може бути визначений за таким виразом:

Де Т м – найближчий менший тарифний розряд (у даному прикладі тарифний коефіцієнт 2,28 займає місце між тарифними коефіцієнтами 2,18 та 2,4, тобто між 4-м та 5-м тарифними розрядами; отже, Т м = 4) ;

k 1 – тарифний коефіцієнт найближчого меншого тарифного розряду (див. Додаток 27);

k 2 – тарифний коефіцієнт найближчого більшого тарифного розряду (див. Додаток 27).

Таким чином, обчислюється середній розряд робітників:

Якщо цей результат задовольняє умов співвідношення розрядів робітників і робіт, то розрахунок продовжують далі. Якщо ні – проводять перерозподіл робітників за рівнем кваліфікації та знову визначають середній розряд робітників.

Розрахунок штатної відомості можна вести для кожного працівника окремо з урахуванням його рівня кваліфікації за відповідним тарифним розрядом та тарифною ставкою цього розряду. Однак для планування можна всі розрахунки виконати за розрахованим середнім розрядом робітників, що може помітно скоротити обсяг розрахунків.

Розрахунок та заповнення форми штатної відомості (див. табл. 3.1) проводиться у визначеному порядку.

Графа 1. Вказується номер статті витрат для цеху.

В даний час для відображення витрат локомотивного господарства на технічне обслуговування ремонт електровозів використовуються такі статті:

6101 "Технічне обслуговування електровозів, що працюють у вантажному русі";

6102 "Поточні види ремонту електровозів, що працюють у вантажному русі";

6103 "Капітальні види ремонту електровозів, що працюють у вантажному русі";

6105 "Технічне обслуговування електровозів, що працюють у пасажирському русі";

6106 «Поточні види ремонту електровозів, що працюють у пасажирському русі»;

6107 "Капітальні види ремонту електровозів, що працюють у пасажирському русі".

У цьому прикладі цех ТР-1 виконує один вид ремонту, тому у графі 1 вказується одна стаття витрати.

Графа 2. Наводиться перелік професій робітників (слюсарі, електрики, акумуляторники тощо).

Графа 3. Наводиться середній тарифний розряд робітників (з розрахунку).

Графа 4. Облікове число робочих відділення та штату було зроблено раніше.

Графа 5. Місячну тарифну ставку одного робітника необхідно вибрати із тарифної сітки або розрахувати.

Тарифна ставка одного виробничого робітника протягом години (Т год, руб.) визначається шляхом інтерполяції. Якщо середній розряд робітника не ціле число, тоді

де Т год - годинна тарифна ставка шуканого не цілого розряду по цеху, руб. (у цьому прикладі – для розряду 4,5);

а- Годинна тарифна ставка найближчого меншого цілого розряду тарифної сітки, руб. (Див. Додаток 27);

в- Годинна тарифна ставка найближчого більшого цілого розряду, руб. (Див. Додаток 27);

n- Число десятих часток до цілого розряду (для нашого прикладу цілий розряд - 4, десятих часток - 5);

10 - постійне число, що показує число десятих часток у цілому розряді.

Таким чином,

Місячна тарифна ставка (Т міс, руб.) визначається за такою формулою:

де Д - число робочих годин на місяць, год (Д = 166,7 год).

Таким чином, Т міс = 24,9 166,7 = 4150,83 (руб.).

У графу 5 заносять дані розрахунку тарифних ставок (Т ст) за видами ремонту для континенту робітників цеху за формулою:

Оплата праці цехового штату (майстри, старшого майстра, бригадира тощо) провадиться за місячними посадовими окладами.

Оклади працівників цехового штату в депо визначаються також за тарифною сіткою відповідно до присвоєного кваліфікаційного розряду бригадира, майстра або начальника цеху. Для розрахунку можна прийняти їх розряди трохи вище за розряд робочих цеху, ділянки або відділення. Іноді ці розряди можуть бути встановлені вищестоящими організаціями відповідно до групи депо.

У наведеному прикладі оклад бригадира становить 6938 руб., Майстра - 7965 руб. Якщо обов'язки бригадира виконує один із кваліфікованих робітників (незвільнений бригадир), то йому нараховується доплата у встановленому розмірі (10% від його тарифної частини заробітку при складі бригади 10 осіб та 15% – при складі бригади понад 10 осіб).

Графа 6. Визначається відрядний приробіток. Категорія відрядного доробку враховує можливі роботи, які будуть виконані робітниками понад встановлену норму виробітку. Для розрахунку та планування витрат приймається величина відрядного приробітку (Т пр, руб) не більше 15% від загального заробітку виробничих робітників:

Т пр = Т ст · 0,15, (3.10)

де Т ст - загальний заробіток виробничих робітників, руб.

Графа 7. Визначається середній розмір премії. Цей вид доплати в сучасних умовах роботи локомотивних депо може бути відсутнім з різних причин. Найімовірніший цей вид доплати за умов дії тарифної системи оплати. При договірній або акордній оплаті праці такої доплати немає, якщо її не буде обумовлено за умовами договору. Якщо величину премії (Т прем) необхідно врахувати під час планування витрат, то розрахунок можна виконати приблизно так:

1) для виробничих робітників можна приймати до 25% від відрядного заробітку (від суми граф 5-ї та 6-ї штатної відомості):

Т прем = (Т ст + Т пр) 0,25; (3.11)

2) для працівників з погодинною оплатою праці можна середній розмір премії приймати до 30% від тарифної ставки (від графи 5 штатної відомості)

Т прем = Т окл · 0,3 (3.12)

Графа 8. Розраховується доплата за роботу у святкові дні. Цей вид доплати має місце для працюючих за цілодобовим графіком роботи. При плануванні витрат ця доплата вбирається у зазвичай 2,2% від відрядного заробітку. Відсоток визначити неважко, якщо відома кількість святкових днів на запланований період.

Робота у святкові дні оплачується у подвійному розмірі. Якщо робота організована за цілодобовим графіком, то розрахунок цієї графи не проводиться.

Графа 9. Визначається доплата за роботу у нічний час. За цілодобового графіка робота в нічний час випадає кожному працівнику майже обов'язково. А вона вважається роботою з ненормальними умовами праці та потребує або доплати, або встановлення будь-яких пільг для працівника.

Доплата за кожну годину нічної роботи на кожному підприємстві може бути встановлена за узгодженням між працівниками та керівництвом. На підприємствах залізниці цю доплату було встановлено близько 40% від годинної тарифної ставки.

Якщо робота організована за цілодобовим графіком, то розрахунок цієї графи не проводиться.

Графа 10. З метою забезпечення матеріальної зацікавленості працівників ВАТ «РЖД» у підвищенні ефективності діяльності та якості роботи, стимулювання безперервної трудової діяльності працівників, закріплення професійного кадрового складу запроваджено виплату працівникам одноразової винагороди за відданість компанії. Розмір винагороди за відданість компанії встановлюється залежно від стажу безперервної роботи.

У дипломному проекті доплата за відданість компанії не провадиться.

Графа 11. Визначається доплата за шкідливі умови праці (Т шкода), які необхідно прийняти для проекту 8% від тарифної ставки:

Т шкода = Т ст · 0,08 (3.13)

У дипломному проекті слід прийняти, що роботи за тяжких та шкідливих умов праці виконуються у розмірі 5% від усіх робіт на відповідному вигляді ремонту, тоді

Графа 12. Для оплати праці працівників залізниць, розташованих у північних і віддалених районах, Далекому Сході, у Сибіру і Уралі, соціальній та районах з важкими природними і кліматичними умовами, застосовуються районні коефіцієнти до зарплати.

Так, наприклад, доплата за Уральським коефіцієнтом виробничим робітникам проводиться у розмірі 15% від заробітку, до якого включаються всі розраховані вище ставки, доплати та премії, крім залізничної надбавки. Доплата визначається за такою формулою:

Доплата за Уральським коефіцієнтом штату відділення визначається за виразом:

Графа 13. Визначається загальний заробіток:

1) для виробничих робітників:

2) для бригадирів та майстра:

Графа 14. Визначається річний фонд заробітної плати шляхом множення місячного заробітку на число місяців на рік.